La numérisation occupe une place croissante dans le fonctionnement du ministère public. Chaque jour, nombre de collaborateurs s’emploient à faire collaborer l’humain et l’informatique et à unir les forces. Où en sommes-nous aujourd’hui ? Quels outils avons-nous à notre disposition ? Qu’est-ce qui est prévu pour les citoyens ? Et comment chacun au sein du ministère public trouvera-t-il sa place dans ce nouveau système ? Stephanie Vanthienen, magistrate nationale chargée des technologies de l’information au ministère public, nous livre quelques mots d’explication.
L’Europe et l’ordre judiciaire ont indiqué que la justice belge travaillait encore trop sur papier. Il était temps de pallier cet état de fait. « En effet, nous vivons de plus en plus dans une société numérique, où nos collaborateurs, partenaires et parties prenantes souhaitent également travailler de manière numérique », explique Stephanie.
Stephanie s’est impliquée dans le projet dès le déploiement de MaCH, le système de gestion des dossiers de la justice. « J’étais alors la plus jeune collaboratrice du parquet de Louvain et c’est ainsi que je me suis retrouvée au cœur de cette actualité. Les projets informatiques relèvent de la compétence du procureur général de Gand, et j’ai remplacé mon confrère qui était chargé du thème de la numérisation. Quand on m’a demandé de m’occuper également du dossier numérique, cela m’a semblé un défi très intéressant », ajoute-t-elle.
Où en est-on au sein de la Justice ?
Au sein de l’ordre judiciaire, tout le monde s’accorde sur la nécessité de mettre en place un système unique de gestion des dossiers afin de remplacer tous les systèmes existants qui fonctionnent actuellement en parallèle. L’échange d’informations en sera largement facilité. Ce nouveau système de gestion des dossiers est en cours d’élaboration et a été baptisé JustCase. Un ordre de priorités a été établi pour déterminer à quel moment chaque entité migrera vers le nouveau système de gestion des dossiers. La Cour de cassation et les tribunaux de l’application des peines seront les premiers concernés, suivis par les parquets et tribunaux de la jeunesse, etc.
MaCH sera remplacé en dernier lieu ; pour les utilisateurs de MaCH, une interface plus intuitive, appelée JustOne, a donc été mise en place.
« Cette interface contient un aperçu et des informations sur le dossier, telles que le titulaire, le statut du dossier, les avocats, etc. Au sein du ministère public, nous avons également veillé à ce que, dans la mesure du possible, nous n’utilisions déjà qu’un seul système, ce qui est important pour l’uniformisation des processus de travail et pour les statistiques. C’est pourquoi les parquets généraux et les auditorats généraux fonctionnent désormais sur JustOne. Lorsque nous migrerons finalement vers JustCase, le nouveau système de gestion des dossiers pour l’ensemble de l’ordre judiciaire, nous pourrons tout transférer en une seule fois. Dans l’intervalle, nous apprenons tous à injecter du numérique dans notre système de gestion des dossiers. →
Outre notre système de gestion des dossiers, nous travaillons également à la mise en place du dossier numérique, poursuit Stephanie. Il existe une application unique, baptisée “JustView” qui permet à l’ensemble de l’ordre judiciaire de consulter rapidement et facilement le dossier numérique. »
Celui-ci est également lié à JustOne et JustCase. Ainsi, le système de gestion des dossiers et le dossier numérique fonctionneront de manière optimale et seront interreliés.
Le parcours d’un dossier
La police dispose de ses propres systèmes de gestion des dossiers dans lesquels elle établit ses procès-verbaux. Chaque nouveau procès-verbal est doté d’un numéro (numéro de procès-verbal initial). Une fois le procès-verbal rédigé, il est transmis via le flux d’e-PV aux services judiciaires et aboutit dans JustView. Les droits d’accès au dossier numérique sont paramétrés de manière à ce que seul le ministère public ait accès au dossier numérique en phase d’information judiciaire. Lorsque le dossier passe à l’instruction, le juge d’instruction y a également accès.
Outre le flux d’e-PV, il existe également un flux de données entre les services de police et les services judiciaires. Ce flux de données (Justflux ou Cirflux) transmet les données au système de gestion des dossiers (JustOne), permettant la création d’un nouveau dossier. Grâce à la boîte à paramètres, le dossier est automatiquement enregistré dans le cabinet adéquat.
« Aujourd’hui, vous savez dans quel dossier vous devez travailler parce que quelqu’un a déposé physiquement ce dossier sur votre bureau ou parce que vous tenez vous-même à jour votre propre liste, explique Stephanie. Pour répliquer cette vue d’ensemble sous forme numérique, nous avons créé un bureau virtuel et une armoire virtuelle dans JustOne. À titre d’exemple, le bureau virtuel dans JustOne indiquera au titulaire le nombre de nouveaux dossiers arrivés dans son cabinet à tel moment de l’année. »
Pour l’administration, JustOne prévoit un bouton « planning », qui fournit toutes sortes d’outils de planification et de suivi, notamment des informations de longue durée, des apostilles en suspens (missions écrites), etc.
Différence entre numérisation et transformation numérique
La numérisation consiste à convertir les processus papier en processus numériques, offrant également la possibilité d’optimiser ou de revoir de manière critique certains processus et de les réviser.
La transformation numérique concerne la politique du personnel, la répartition des tâches, la charge de travail, les compétences et les aptitudes. « La transformation numérique va bien sûr de pair avec la numérisation et les outils dont nous disposons, complète Stéphanie. Si vous souhaitez attirer des profils numériques, vous devez également disposer d’outils numériques efficaces et d’un équipement de base suffisant. Vous ne pouvez confier une tâche à quelqu’un dans l’environnement numérique que si celui-ci est intuitif et fonctionne bien. »
« Nous discernons un potentiel considérable dans les tâches que nous pouvons automatiser, par exemple l’enregistrement des dossiers, explique-t-elle. Nous pouvons alors vérifier les données ou voir si une apostille a été traitée à temps. Tout le monde aura sa place au sein du ministère public, afin que le travail humain ait une incidence là où il doit en avoir et que nous puissions exploiter (encore) davantage les talents de chacun. De plus, les possibilités supplémentaires sont légion, comme le travail à domicile ou le travail simultané de plusieurs personnes sur le même dossier. »
Pour les citoyens, les experts, les maisons de justice, les avocats…
Just-on-web, le portail en ligne par excellence qui regroupe tous les services du SPF Justice sur une seule plateforme, est amené à devenir le point d’accès à la justice pour les citoyens, mais aussi pour les avocats, les experts et l’accueil des victimes.
Les citoyens peuvent y consulter leurs amendes, leurs informations relatives à l’administration, leurs extraits et copies d’actes de l’état civil et, à terme, leur casier judiciaire.
« Grâce à Just-on-web, les citoyens, les avocats, les experts, les assistants de justice, etc., pourront bientôt accéder à tout en ligne – et, tout particulièrement, au dossier judiciaire (via l’application JustConsult-JustView). À terme, nous voulons également que les victimes puissent y gérer leurs données ou indiquer si elles souhaitent être tenues informées de l’évolution du dossier les concernant. Grâce à la consultation numérique des dossiers, elles pourront, par exemple, lire leur dossier avec le service d’accueil des victimes dans un environnement qui leur est familier. »
« À l’avenir, toutes les parties pourront également introduire et déposer des pièces dans les affaires pénales, poursuit Stephanie. Un bouton sera prévu à cet effet sur Just-on-web, qui ouvrira ensuite l’application JustDeposit (le successeur de e-Deposit). Ces pièces seront ensuite ajoutées au dossier numérique (JustView), et l’administration et le titulaire du dossier seront notifiés de ce dépôt dans JustOne. »
Un tournant
Selon Stephanie, la numérisation est actuellement à un tournant : « Nous travaillons encore sur papier, même si le format numérique commence de plus en plus à se faire jour. Nous voyons arriver des e-PV, pas encore tout à fait comme nous le souhaiterions – cependant lentement mais sûrement ! » Quand la charge de travail va-t-elle diminuer et quand allons-nous voir la qualité et l’exhaustivité du dossier numérique s’améliorer ? Trois éléments sont essentiels à cet égard : premièrement, la possibilité d’ouvrir le dossier numérique aux citoyens, aux avocats, etc., via Just-on-web. Pour ce faire, nous avons besoin de l’application JustConsult-JustView. Deuxièmement, la possibilité de recevoir des documents numériques dans les affaires pénales. L’application JustDeposit est fondamentale à cet égard. Troisièmement, la signature numérique pour les membres de l’ordre judiciaire. Au cours de la prochaine année judiciaire, nous allons tout mettre en œuvre pour développer ces trois éléments afin que, fin 2026, nous puissions annoncer que le dossier numérique authentique est une réalité.
« Je comprends les gens qui se demandent pourquoi ce basculement prend si longtemps, confie Stephanie. Eh bien, nous travaillons avec l’argent des contribuables et cela fait l’objet de nombreux contrôles, à juste titre. Il faut créer une fiche, la faire approuver par l’inspecteur des finances, puis construire les outils, ce qui implique de bien interroger tout le monde afin que tous les détails soient corrects, de tester les outils de manière approfondie, d’établir des directives, de relier les programmes entre eux, etc. Nous avons déjà réalisé de grands progrès, mais je comprends que certains collaborateurs estiment que cela ne va pas assez vite ; toutefois, ce rythme nous permet également de faire adhérer des collaborateurs plus réticents sur la vitesse des changements. Le plus important reste de rallier et de fidéliser tous les collègues du ministère public. »
Le ministère public continue de s’impliquer à optimiser le système de gestion des dossiers et le dossier numérique. Il s’agit là d’outils numériques. Le capital le plus important du ministère public reste toutefois son capital humain. « Il existe une collaboration très constructive au sein de l’ordre judiciaire et nous partageons la même vision et les mêmes priorités, continue Stephanie. Nous disposons d’une équipe considérable de magistrats et d’administrateurs qui travaillent ensemble de manière constructive. La dénomination « JustOne » ne va pas sans souligner cela. »
« Lorsque l’humain et l’informatique collaborent, c’est notre capital le plus important qui se voit renforcé, car nos collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs tâches essentielles ; la qualité des données s’améliorera et les marges d’erreur pourront être réduites au minimum. Le travail en déplacement et l’accès aux informations pertinentes deviendront plus performants. Au bout du compte, conclut Stephanie, tout le monde y gagnera. Chacun pourra dire avec fierté : “Je travaille pour le ministère public.” » •